I Servizi

DS1) Archiviazione fisica: questo servizio comprende tutte le operazioni indispensabili per una corretta e sicura conservazione e gestione del patrimonio documentale.
Una volta individuato il tipo di struttura di archivio più adeguata all’esigenza del cliente, a seconda dell’effettiva movimentazione dei documenti, siprocede con l’attività di ritiro, smistamento, classificazione e indicizzazione con codice a barre dei documenti cartacei. L’utilizzo del codice a barre è dettato dall’esigenza di consentire l’identificazione dei documenti mantenendone comunque l’assoluto anonimato in osservanza della legge sulla privacy.

Il servizio di archiviazione fisica include tutti i processi gestionali legati al ciclo di vita dei documenti: ricerca, prelievo, consegna al cliente, ripresa in consegna, smaltimento e macerazione. Ogni fase di movimentazione dei documenti è opportunamente monitorata e registrata. La trasmissione dei documenti richiesti ai nostri archivisti può avvenire tramite fax, e-mail e FTP entro 10 minuti, oppure consegna “brevi manu” entro 24 ore.

Ogni fase di movimentazione dei documenti è opportunamente monitorata e registrata simultaneamente su vari server situati in diverse strutture delocalizzate.

DS2) Archiviazione con gestione elettronica dei documenti AOD e AOS: questo servizio prevede, in aggiunta all’archiviazione fisica, la possibilità di digitalizzare i documenti tramite AOD (archiviazione ottica documentale).
Duran Service offre una soluzione applicativa già predisposta anche per l’archiviazione ottica sostitutiva (AOS).
Questa consente l’eliminazione degli ingombranti archivi cartacei: i documenti informatici (fiscali e non) verranno archiviati e conservati su supporti elettronici (CD, DVD, dischi ottici etc.) mantenendo lo stesso valore civilistico e fiscale. Attraverso le nostre apparecchiature scanner viene effettuata la conversione dei documenti cartacei in immagini digitali di facile e immediata consultazione.
Il documento elettronico ha il vantaggio di essere facilmente rintracciato in termini di tempo e di spazio.

Ogni fase di movimentazione dei documenti è opportunamente monitorata e registrata simultaneamente su vari server situati in diverse strutture delocalizzate

DS3) Ciclo Passivo: mantenere all’interno della propria azienda la gestione del ciclo passivo o ciclo fatture fornitori comporta attività di amministrazione in gran parte manuale e questo comporta un dispendio di tempo per quanto riguarda la registrazione, l’archiviazione e in seguito un’eventuale ricerca di tale documento, oltre agli errori commessi in fase di contabilizzazione e la perdita di documenti.
Con il servizio di gestione del Vs. ciclo passivo in outsourcing, queste inconvenienze sono eliminate completamente e anzi vengono sostituite da una serie di vantaggi di seguito elencati:

• eliminazione dei costi dovuti ad interessi passivi o a penali per ritardi pagamenti

• automatizzazione delle procedure manuali di lavorazione

• abbattimento dei costi complessivi dell’attività amministrativa e utilizzo delle risorse interne per attività a più alto valore aggiunto

• disponibilità del documento in formato elettronico su web

• il documento è consultabile da più utenti autorizzati

• semplificazione e velocizzazione nella diffusione dei documenti in azienda

• riduzione dei tempi di gestione e riduzione delle possibilità di errore

• esternalizzazione del rischio fisico

Duran Service si occupa dell’intera gestione della fattura passiva, dalla raccolta o ricezione di essa secondo le esigenze del cliente, alla trasformazione del documento in formato elettronico, dalla conseguente archiviazione presso i nostri archivi, alla fase finale di pubblicazione della fattura fornitore sul web Duran Service.

DS4) Internet service: attraverso l’utilizzo di internet il cliente può soddisfare in tempo reale ed in piena autonomia le proprie esigenze di ricerca, visualizzazione e richiesta del documento.
Lo potrà fare semplicemente collegandosi al sito della Duran Service e autenticandosi attraverso la propria login e password. A questo punto sarà libero di stampare il documento ricercato, scaricarlo in locale o inviarlo tramite posta elettronica.
Oltre alla disponibilità immediata dell’informazione con internet service si ha il vantaggio di poter condividere il documento in rete, di effettuare richieste on line, di visualizzare l’inventario.